Un evento virtual o un evento en línea es una reunión interactiva que ocurre en la web en lugar de una ubicación física. A diferencia del evento en persona, los asistentes de cualquier parte del mundo pueden asistir a un evento virtual con una conexión a internet adecuada. Estos eventos cuentan con funciones de participación interactiva, como encuestas, preguntas y respuestas, cuadros de chat, etc.
¿Cuáles son los beneficios de organizar un evento virtual?
Hay muchas razones por las que los eventos virtuales son beneficiosos. Estos son algunos de los principales beneficios:
• Los eventos virtuales permiten a las personas o empresas llegar a una amplia gama de audiencia• Con los eventos virtuales, viajar no es un problema
• Es fácil registrar información importante, como nombres de personas, títulos, etc
• Se puede ahorrar una gran cantidad de dinero
• Los eventos virtuales son medibles. Las empresas pueden obtener información y KPI´s sobre sus eventos
• Resulta fácil recopilar comentarios a través de sondeos o encuestas en tiempo real
Formas de organizar eventos virtuales
Hay muchas maneras de organizar un evento virtual. Estas son algunas de las mejores formas junto con algunas de las mejores plataformas de eventos vitales que se pueden usar.
1. Transmisión en vivo
Cada plataforma de redes sociales tiene una función de transmisión en vivo. La transmisión en vivo es bien conocida por generar un gran compromiso. Según Facebook, las transmisiones en vivo obtienen seis veces más participación que los videos regulares.
2. Seminario web
Un seminario web es más como una presentación en línea que se lleva a cabo en tiempo real. También se pueden compartir y ver después. Los participantes pueden hacer preguntas a través de la voz o mediante la opción de chat.
3. Conferencias y Networking
Si desea realizar un evento virtual formal, puede usar herramientas avanzadas que incluyen transmisión en vivo, salas de chat y más.
¿Cuáles son algunos consejos para organizar un evento virtual exitoso?
La promoción de eventos viene con algunos desafíos. Aquí hay algunas formas de planificar y promocionar de manera efectiva su evento virtual.
1. Crea un plan de evento
Ya sea grande o pequeño, cada evento debe tener una estrategia. Antes de organizar un evento, debe determinar el tipo de experiencia que desea brindar, si el acceso será gratuito o de pago, las actividades promocionales del evento, la duración del evento, el acceso al evento después de que finalice, etc.
2. Mejora el sitio web de tu evento
Independientemente de si el evento es presencial o virtual, un sitio web de eventos tiene el mismo propósito: promover eventos. Si ya tiene un sitio web de eventos dedicado, arréglelo. Asegúrese de que el sitio web de su evento comunique el valor del evento virtual, incluya horarios de eventos, expositores de exhibición, incluya preguntas frecuentes y registro.
3. Seleccione el momento adecuado
Fuera de línea o virtual, es importante elegir la fecha y la hora correctas. Antes de enviar recordatorios de "guardar la fecha" a su red, asegúrese de no elegir una fecha que coincida con un feriado importante. Si planea volverse global, elija un momento que sea apropiado para toda su audiencia.
4. Promocionar el Evento Virtual
Establezca el punto de venta clave de su evento: podría ser la presencia de un orador experto en la industria, una sesión para compartir habilidades, etc. Aproveche las redes sociales para agregar una cuenta regresiva en las historias de Instagram o crear un evento de Facebook. Asegúrese siempre de que el marketing de su evento virtual incluya quién, qué, dónde y cómo.
5. Prepárese para posibles problemas tecnológicos
Un día antes del evento real, pruebe su conexión a internet y los altavoces. Tenga una copia de seguridad de su presentación, gráficos y cualquier otro archivo relacionado con su evento. Si es posible, puede realizar un ensayo. Es posible que todos los asistentes a su evento no sean expertos en tecnología, así que prepare una guía fácil o preguntas frecuentes.